【SharePoint】什么是SharePoint，为什么使用它？最终用户终极指南

为什么使用SharePoint？

作为一个内联网，SharePoint是最全面的企业平台，因为它将员工与他们日常使用的工具和资源联系起来。

例如：使用SharePoint，您的数据可以流入并输入报告、指标和流程，而不是使用一次性工具完成特定任务，并将数据隔离在该工具中。

员工可以通过浏览器或设备访问他们的内联网，以：

• 访问和管理内容（如表单、策略、程序和其他工作资源）
• 阅读和更新内部沟通（如新闻、事件和员工生成的帖子）
• 并在项目或团队中合作。

员工可以在更短的时间内使用以下功能完成更多工作：

• 同时共同编写文件
• 文档元标记有助于更轻松地查找文档
• Office 365集成应用程序（如Planner和MS Teams）

安全方面，设置良好的SharePoint消除了IT和员工的担忧。SharePoint可以帮助减少对意外数据泄露和网络攻击的担忧，因为Office 365具有安全控制和Microsoft云保护功能。

多年来，该平台有了明显的改进。从头开始构建一个外观现代的网站比以往任何时候都更容易，公司也不那么依赖开发人员来启动它。现代Office 365内联网更快、更用户友好，使其成为寻求可靠、集成良好和长期内联网技术的组织的完美选择。

以下是使用SharePoint的主要好处：

与OFFICE 365工具集成

SharePoint与Outlook、MSTeams和OneDrive等Microsoft产品集成。它创造了无缝的数字体验，节省了数小时的生产时间。以下是一些示例：

• 通过同步Outlook和SharePoint，员工可以访问SharePoint中的附件和文档，而无需离开Outlook。
• 通过OneDrive和SharePoint集成，用户可以在本地处理文档，而所有更改都将几乎实时地自动同步到SharePoint在线。如果你在家用电脑上留下了一个工作文件，这并不重要——你的文件是同步的，可以从任何地方访问。
• 在MS Teams中工作时，您可以将SharePoint网站选项卡直接添加到MS Teams中。这种集成将帮助您访问项目文档和跟踪活动，而无需离开MS Teams。

通过这种方式，SharePoint连接了各个工具，将信息从孤岛中提取出来。这带来了更低的开发成本，因为您不需要从头开始构建这种集成。反过来，员工有更多的方法来改进他们的业务流程和工作。

可扩展和可定制

SharePoint具有高度可扩展性，可用于拥有150名员工、最多20000名员工及以上的组织。

与许多其他intranet产品不同，您可以使用业务所需的功能来增强SharePoint。这是支持和常见的做法。

可以将不同的web部件、应用程序和工作流添加到平台中。许多不需要任何开发，可以由高级用户构建。随着公司的发展，SharePoint可以提供一个灵活的解决方案，随着新的业务环境而发展。

关键是要确保您的SharePoint网站架构是可扩展的，并且可以随着公司的发展而变化。

无需编码

复杂的软件可能会导致员工抵制其采用。没有人愿意投资新技术，结果却被用户抛弃。

业务用户更喜欢一个从一开始就易于使用的平台，并且不需要仅仅为了设置它而需要编码技能。SharePoint的最新更新使其成为非技术用户的完美解决方案。

作为业务领域的所有者，您不需要成为开发人员，就可以从头开始创建功能强大的SharePoint网站或更新现有页面。借助SharePoint lookbook，高级用户可以利用现成的模板和无代码的SharePoint web部件，并在几分钟内启动他们的网站。  

个性化和内容定位

通过受众定位，SharePoint可以为每个用户提供个性化体验。员工可以收到根据其所在位置、职能或部门以及资历级别量身定制的相关内容。这种定位不会改变权限，因此其余内容仍然可以通过搜索或直接链接获得。

安全控制

微软每年在云安全方面投资10亿美元。难怪政府机构更喜欢SharePoint Online而不是其他基于云的内联网平台！我们的政府社区云（GCC）客户享有与商业客户几乎相同的功能。

SharePoint之所以脱颖而出，部分原因在于其管理用户权限的高级功能以及它们与功能的关系。公司可以控制用户对不同网站、列表和库的访问。他们可以规定谁可以查看、编辑、删除文档或执行其他SharePoint操作。可以为同一Office 365组中的单个用户或多个用户设置权限。

SHAREPOINT不断发展

直到最近（3-5年前），许多用户报告说，他们害怕使用SharePoint，尤其是本地SharePoint。它速度慢、笨重、难以使用。一些用户仍然对他们现有的SharePoint安装持批评态度，但情况已经发生了变化。

近年来，该平台发生了巨大的变化。借助SharePoint Modern体验，该平台更加用户友好、速度更快、移动响应更快，并与用户在网络上的习惯保持一致。用户不再需要与缓慢的页面加载和不合理的限制作斗争。SharePoint现在可以更好地与其他Office 365服务集成，如Teams和MS Flow，使其成为数字工作场所不可或缺的一部分。

SHAREPOINT是领先的内联网技术

SharePoint在市场上已有19年的历史，仍然是最常用的协作解决方案。大约80%的财富500强公司使用SharePoint进行内部网、内部通信和协作。随着该平台取得的进展，它不太可能很快消失。

微软已经改变了听取客户反馈的方式。

十年前，如果你对一个功能或改进有一个好主意，你必须是内部人士或MVP才能引起微软的注意，即使这样，你也永远不知道你的建议会发生什么。现在情况已经改变了。你可以看到成千上万的个人功能建议，你可以为你关心的事情而团结起来。微软对其路线图和何时进行改进是透明的。

通过对平台的投资，它将不断改进，与不断变化的业务需求保持相关性。

您可以使用SharePoint执行的操作

现在我已经阐述了SharePoint的主要优点，让我们来看一些日常示例。

这些例子围绕着：

• 内容管理
• 文档管理
• 知识管理
• 项目管理

我专注于顶级功能，因为覆盖所有边缘情况是不可能的。

SharePoint内容管理

内容管理使您可以轻松创建和审核新闻、活动、表格、政策和文章，供员工、新员工等使用。从发布页面到更新或批准，一切都是如此。

出版业

• 从模板构建页面，而不是从头开始
• 设置网站主题和品牌
• 添加图像、视频和图表
• 聚合来自不同来源的内容

版本控制

• 追踪发生了什么变化
• 恢复到以前的版本
• 恢复并从错误中恢复
• 存档旧内容

SharePoint文档管理

文档管理与文档和文件如何存储在SharePoint中以及员工如何访问它们有关。

搜索

• 使用元数据和标签快速访问文件
• 查找按特定标签分组的文档

数据存取

• 管理权限和谁可以访问文件
• 与他人和外部共享文档（可选）

查看文档历史记录并还原旧版本

• 还原以前版本的文件
• 使用OneDrive将文件同步到PC以进行脱机访问
• 从回收站还原文件
• 还原整个文件库

SharePoint知识管理

知识管理包括您的团队能够

• 查看项目进度和趋势
• 从民意调查和调查中收集信息
• 使员工能够分享想法并帮助改进流程

团队网站

• 使用Planner共享项目特定信息并跟踪任务

文本编辑与多媒体

• 通过图像（设计、图表、图表）和视频分享知识

搜索

• 
  帮助您的员工找到他们工作所需的相关资产（流程图和蓝图）

反馈收集

• 使用民意调查收集员工的反馈
• 可通过Viva Engage开箱即用

员工分析

• 
  查看员工在内联网页面上点击的内容，哪些部分受到更多关注，哪些快速链接更受欢迎。

博客和留言板

• 
  使员工能够分享想法和技巧。
• 通过观察趋势和哪些想法获得了最多的关注来帮助改进流程。
• 看看谁最活跃，并帮助推广新举措的拥护者。
• Viva Engage或Origami等第三方SharePoint产品开箱即用

Sharepoint项目管理

项目管理功能包括所有协作和知识管理功能，重点是特定项目。除了这些功能外，SharePoint还提供对这些功能的访问，这些功能可以帮助您管理项目：

团队网站

• 为所有与项目相关的交付成果和演示文稿创建集中存储
• 维基和如何
• 计划和每周活动

项目和任务调度

• 任务日志和周计划
• 更改跟踪日志
• 问题日志
• 决策日志

会议管理

• 项目里程碑日历
• 截止日期日历
• 会议日历

流程工作流

• 可交付成果和决策批准
• 签名收藏
• 收集反馈

与微软项目的集成

• 与MS项目集成，并在SharePoint项目网站上查看项目计划和WBS。

SharePoint intranet选项和成本比较

SharePoint商店有四个关键选项。您可以：

• 获取基本的Microsoft模板
• 在内部建立内部网
• 聘请SharePoint咨询专家为您构建一个
• 购买预构建的内联网解决方案。 

对于一家内部没有专业IT技能、需要快速解决方案的公司来说，预构建的内联网或盒装内联网是最好的选择。它易于实施，并提供持续的支持和功能升级。您不必担心网站的安全性或跟上Microsoft软件的更改。收件箱中的内联网感觉就像增加了一名工作人员；你不必管理。

以下是这些替代方案和定价比较的优缺点。