【知识管理】什么是知识管理？

什么是知识管理？

知识管理是在组织内识别、组织、存储和传播信息的过程。当知识在一个组织内不容易获得时，它可能会给企业带来难以置信的成本，因为与完成以结果为中心的任务相比，它会花费宝贵的时间来寻找相关信息。

知识管理系统利用组织的集体知识，提高运营效率。这些系统是通过使用知识库来支持的。它们通常对成功的知识管理至关重要，提供了一个集中的位置来存储信息并方便地访问信息。

拥有知识管理战略的公司更快地实现业务成果，因为团队成员之间组织学习和协作的增加有助于加快整个业务的决策。它还简化了更多的组织流程，如培训和入职，从而提高了员工满意度和忠诚度。

知识类型

知识管理的定义还包括三种类型的知识——隐性知识、隐性知识和显性知识。这些类型的知识在很大程度上是通过信息的编纂来区分的。

• 隐性知识：这类知识通常是通过经验获得的，并且是直观理解的。因此，阐明和编纂这些信息很有挑战性，很难将这些信息传递给其他人。隐性知识的例子可以包括语言、面部识别或领导技能。
• 内隐知识：虽然一些文献将内隐知识等同于内隐知识，但一些学者将这一类型单独划分出来，表示策略知识的定义更为微妙。虽然隐性知识很难编纂，但隐性知识并不一定存在这个问题。相反，隐含的信息还有待记录。它往往存在于过程中，可以称为“专有技术”知识。
• 显性知识：显性知识包含在各种文档类型（如手册、报告和指南）中，使组织能够轻松地跨团队共享知识。这类知识可能是最广为人知的，例如数据库、白皮书和案例研究等知识资产。这种形式的知识对于在组织内保留知识资本以及促进向新员工成功转移知识非常重要。

知识管理流程和工具

知识管理流程

虽然一些学者（链接位于ibm.com之外）将知识管理过程概括为涉及知识获取、创建、提炼、存储、转移、共享和利用。这个过程可以进一步合成。有效的知识管理系统通常要经过三个主要步骤：

• 知识创造：在此步骤中，组织识别并记录他们希望在公司内传播的任何现有或新知识。
• 知识存储：在此阶段，信息技术系统通常用于存储组织知识以供分发。信息可能需要以特定的方式格式化，以满足该存储库的要求。
• 知识共享：在这个最后阶段，共享知识的过程在整个组织中广泛传播。信息传播的速度因组织文化而异。鼓励和奖励这种行为的公司肯定会比所在行业的其他公司具有竞争优势。

知识管理工具

组织可以利用许多工具来获取知识管理的好处。知识管理系统的例子可以包括：

• 文档管理系统充当数字文档（如PDF、图像和文字处理文件）的集中存储系统。这些系统通过方便地检索文档（如经验教训）来增强员工的工作流程。
• 内容管理系统（CMS）是管理web内容的应用程序，最终用户可以在其中编辑和发布内容。这些通常与文档管理系统混淆，但CMS可以支持其他媒体类型，如音频和视频。
• 内部网是仅存在于组织内部的专用网络，能够在内部利益相关者内部共享启用、工具和流程。虽然它们的维护可能耗时且成本高昂，但它们提供了许多群件服务，如内部目录和搜索，这有助于协作。
• 鉴于其易用性，Wiki可以成为一种流行的知识管理工具。它们使上传和编辑信息变得容易，但这种容易会导致人们担心错误信息，因为员工可能会用不正确或过时的信息更新信息。
• 数据仓库将来自不同来源的数据聚合到一个单一、集中、一致的数据存储中，以支持数据分析、数据挖掘、人工智能（AI）和机器学习。数据是从这些存储库中提取的，这样公司就可以获得见解，使员工能够做出数据驱动的决策。

加速知识管理的战略

虽然知识管理解决方案有助于促进团队和个人之间的知识转移，但它们也取决于用户的采用，以产生积极的结果。因此，组织不应将使知识管理取得成功的人为因素的价值最小化。

• 组织文化：管理实践将影响高管领导的组织类型。管理者可以通过奖励和鼓励团队之间的知识共享行为来建立学习型组织。这种类型的领导力为团队相互信任、更公开地沟通以实现业务成果奠定了基础。
• 实践社区：特定学科的卓越中心为员工提供了一个提问的论坛，促进了学习和知识转移。通过这种方式，组织在公司的特定领域增加了主题专家的数量，减少了对特定个人执行某些任务的依赖。

知识管理用例

有了正确的工具和战略，知识管理实践在特定应用中取得了成功，例如：

• 入职员工：知识管理系统有助于解决新员工巨大的学习曲线。与其在新员工上任的头几周就用“数据转储”来压倒他们，不如不断地用知识工具来支持他们，随时为他们提供有用的信息。了解更多信息
• 日常员工任务：使每位员工都能获得准确的答案和关键信息。在正确的时间，为正确的人获得高度相关的答案，使员工能够花更少的时间寻找信息，而花更多的时间从事推动业务的活动。了解更多信息
• 自助客服：客户反复表示，他们更愿意自己找到答案，而不是拿起电话打电话给支持人员。如果做得好，知识管理系统可以帮助企业降低客户支持成本，提高客户满意度。了解更多信息

知识管理的好处

当公司采用知识管理战略时，他们会体验到许多好处。一些关键优势包括：

• 技能差距的识别：当团队围绕隐性或隐性知识创建相关文档或巩固显性知识时，可以突出团队之间核心能力的差距。这为管理层提供了宝贵的信息，以形成新的组织结构或雇佣额外的资源。
• 做出更明智的决策：知识管理系统用知识武装个人和部门。通过提高对当前和历史企业知识的可访问性，您的团队可以提高技能，做出更多支持业务目标的信息驱动决策。
• 保持企业知识：如果你最有知识的员工明天离开，你的企业会怎么做？实践内部知识管理使企业能够创建组织记忆。由您的长期员工和其他专家掌握的知识，然后使您更广泛的团队能够获得这些知识。
• 运营效率：知识管理系统创造了一个可供知识工作者更快地找到相关信息的地方。这反过来又减少了研究时间，通过提高运营效率加快决策速度并节省成本。提高生产效率不仅可以节省时间，还可以降低成本。
• 加强协作和沟通：知识管理系统和组织文化共同努力，在团队成员之间建立信任。这些信息系统为员工提供了更多的透明度，围绕共同目标建立了更多的理解和一致性。积极的领导和开放的沟通为团队创造了一个接受创新和反馈的环境。
• 数据安全：知识管理系统使组织能够自定义权限控制、收视率控制和文档安全级别，以确保信息仅在正确的渠道或与选定的个人共享。让您的员工拥有安全、自信地获取知识的自主权。